Version 0.1.10

Neuerungen

• Datum auf Auftragspositionen
  Auftragspositionen haben neu ein freiwilliges Datumsfeld. Bisher war einer Position kein eigenes Datum zugeordnet - sie gehörte einfach zum Auftrag.
  Mit dem neuen Feld kann jede Position einer konkreten Periode oder einem konkreten Ereignisdatum zugeordnet werden. Das ist besonders relevant für:

  • Periodengerechte Berichte: Berichte zeigen Leistungen der richtigen Periode, auch wenn der Auftrag über mehrere Monate läuft.
  • Rechnungsprozess mit Datumsfilter: Beim Erstellen einer Rechnung können Positionen nach Datum gefiltert werden.

  Das Feld ist freiwillig - wer es nicht braucht, muss nichts ändern.

  Beispiel: Ein Notar betreut einen langfristigen Auftrag. Im März verurkundet er den entsprechenden Vertrag. Mit dem Datum “15.03.2026” auf der Position erscheint diese korrekt im Monatsbericht März - auch wenn die Rechnung erst im April gestellt wird.

  Ist bei einer Position “Nach Zeitaufwand” ein Minimalbetrag hinterlegt, erscheint dieser immer im Bericht (unabhängig vom Datum). Der Minimalbetrag kann jederzeit verrechnet werden.
  Hat eine Position kein Datum, aber einen Wert eingetragen, wird sie trotzdem jederzeit im gefilterten Bericht berücksichtigt.

  Hinweis: Sollten Sie bereits ein eigenes Detailsfeld mit einem Datum auf der Auftragsposition geführt haben, kann die ACE dies automatisiert in das neu dafür vorgegebene Feld übernehmen. Bei Bedarf können Sie uns gerne kontaktieren.

• Auftragspositionen auf Rechnung mit dem Betrag CHF 0.00
  Bis anhin wurden beim Erstellen einer Rechnung nur Positionen vorgeschlagen, die einen offenen Betrag haben. Positionen mit dem Betrag CHF 0.00 wurden automatisch ausgeblendet.
  Neu gibt es im Rechnungsassistenten eine Option, um Positionen mit Nullbetrag explizit einzubeziehen. Das eröffnet eine wichtige Möglichkeit für die Abrechnung von MwSt.-pflichtigen Kostenvorschüssen über den normalen Rechnungsprozess:
  Wer einen Vorschuss MwSt.-pflichtig stellen möchte, kann das über eine reguläre Rechnung abwickeln: Eine Auftragsposition wird mit CHF 0.00 angelegt - also ohne dass bereits Leistungen rapportiert wurden. Im Rechnungsassistenten wird diese Nullbetrags-Position auf die Rechnung genommen und der gewünschte Vorschussbetrag direkt im Wizard eingetragen. Da es sich um eine normale Rechnung handelt, greift automatisch die MwSt. - ganz ohne Sonderfall oder Umweg.

  Beispiel: Ein Notar/Anwalt möchte zu Beginn eines Auftrags einen MwSt.-pflichtigen Kostenvorschuss von CHF 2’000.00 einfordern. Er legt eine Auftragsposition «Kostenvorschuss» mit CHF 0.00 an, aktiviert im Rechnungsassistenten die Option für Nullbetrags-Positionen, wählt die Position aus und trägt CHF 2’000.00 als Rechnungsbetrag ein. Die Rechnung wird korrekt mit MwSt. ausgestellt - abweichend vom normalen Vorschussprozess, der keine MwSt. enthält.

  Der Name der Position kann im Verlaufe des Geschäfts (Nach Einforderung des Kostenvorschusses) auch wieder umbenannt werden (bspw. “Honorar”).

• Neue Rechnungsplatzhalter
  Für Rechnungsvorlagen stehen neu zusätzliche Platzhalter zur Verfügung. Diese sind besonders nützlich für spezielle Abrechnungsszenarien und Schlussrechnungen:

  • Bereits verrechneter Betrag einer Position
  • Neu verrechneter Betrag
  • Verrechneter Betrag, der über die rapportierten Leistungen hinausgeht
  • Gesamtbetrag der Position

  Ausserdem lässt sich die vollständige Rechnungshistorie mit Datum und Beträgen direkt auf der Rechnung anzeigen.

  Hinweis: Diese Platzhalter berechnen sich immer auf Basis des aktuellen Stands der Auftragsposition, nicht auf Basis des Stands zum Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnungserstellung.
  Das bedeutet: Wird eine Rechnung erneut heruntergeladen, nachdem für dieselbe Position weitere Rechnungen erstellt wurden, weichen die ausgewiesenen Beträge vom ersten Download ab.
  Für Kanzleien, die Schlussrechnungen mit Vorschussabzug dokumentieren, empfiehlt es sich deshalb, das finale Dokument unmittelbar nach der Rechnungserstellung herunterzuladen und zu archivieren.

  Neu verfügbar sind zudem folgende Platzhalter für Auslagen:

  • Gesamtbetrag Auslagen ohne MwSt.
  • MwSt.-Betrag der Auslagen
  • Gesamtbetrag Auslagen inkl. MwSt.

  Rabatte pro Position können neu ebenfalls einfach ausgewiesen werden.

  Hinweis: Möchten Sie Ihre Rechnungstemplates selber bearbeiten, kann Ihnen die ACE auf Anfrage gerne die entsprechenden Berechtigungen für die Dokumentenvorlagen freischalten. Bei Bedarf kann die ACE die Rechnungstemplates für Sie überarbeiten.

• Anrede/Titel von Kontaktpersonen auf der Rechnung
  Bisher wurde die Anrede/der Titel (z.B. «Herr» oder «Frau») einer Kontaktperson nicht auf die Rechnung übernommen. Die exportierte Rechnung zeigte nur den Namen ohne Anrede/Titel.
  Neu wird die Anrede/der Titel der Kontaktperson automatisch auf die Rechnung übertragen. So lautet die Adresszeile korrekt z.B. «Herr Thomas Meier» - ohne manuelle Nachkorrektur im Word-Dokument.

• Anzeige der ausgewerteten Zeiterfassungen für Profile sowie einzelne Mitarbeitende auf dem Rechnungsexport
  Beim Export einer Rechnung kann neu gesteuert werden, welche Zeiterfassungen in den Auswertungen Ihrer Profile auf der Rechnung erscheinen sollen. Dafür stehen zwei Modi zur Auswahl:

  • “Gemäss ausgewählter Positionen” zeigt genau die Zeiterfassungen, die beim Erstellen der Rechnung im Rechnungsprozess ausgewählt wurden - unabhängig vom verrechneten Betrag. Das ist der richtige Modus, wenn Sie Ihrem Klienten genau zeigen wollen, welche Zeiten total abgerechnet werden könnten, auch wenn der Betrag anderweitig angepasst wurde.
  • “Gemäss verrechnetem Betrag” zeigt alle Zeiterfassungen, die anteilsmässig zum verrechneten Betrag passen. Die Auswertung der Zeiterfassung aller Profile auf der Rechnung bleibt somit konsistent mit dem ausgewiesenen Betrag, ohne dass Erklärungsbedarf entsteht.
    Es fliessen alle Positionen, die ganz oder teilweise verrechnet sind, als Total in die Auswertung ein.

  In Ihren Rechnungseinstellungen können Sie einen dieser Modi als Standard definieren. Dieser kann für jede einzelne Rechnung übersteuert werden.

• Automatische Nummerierung von Klientenkonti/Belegnummern
  In den Einstellungen können neu sogenannte Laufnummern definiert werden. Diese werden aktuell für die fortlaufende Nummerierung von Klientenkonti und Buchungsreferenzen für eine Buchung angeboten.

  Beim Anlegen eines neuen Klientenkontos musste beispielsweise bisher die Kontonummer manuell eingegeben werden. Das führte zu Inkonsistenzen und erforderte, dass die Mitarbeitenden die letzte verwendete Nummer im Kopf resp. in einer separaten Liste geführt haben.

  Neu können in den Einstellungen durch Ihre Admin-User Laufnummern konfiguriert werden. Eine Laufnummer kann dann als Platzhalter in der Kontonummervorlage verwendet werden — z.B. “{{KLIENTENKONTO}}”. Beim Anlegen eines neuen Kontos wird automatisch die nächste Nummer eingesetzt (190001, 190002, 190003, usw.).

  Die Nummerierung ist dabei nur für Klientenkonti verfügbar. Reguläre Buchhaltungskonten (Aktiven, Passiven, Ertrag, Aufwand) werden weiterhin manuell nummeriert.

  Vorteil: Keine doppelten Nummern, keine vergessenen Lücken. Die Nummerierung läuft automatisch durch - auch wenn mehrere Personen Konti anlegen.

  Weitere Laufnummern werden in Zukunft durch die ACE ergänzt.

Anpassungen

• Anpassung Navigationsliste
  Die Seitennavigation in ACEO wurde grundlegend überarbeitet. Ziel war es, die Navigation übersichtlicher zu machen und mehr Platz für weitere zukünftige Funktionen zu schaffen.

  Konkrete Verbesserungen:

  • Die Navigation ist klarer strukturiert.
  • Klientenkonti sind direkt erreichbar.
  • Das Firmenlogo der Kanzlei erscheint neu oben in der Navigationsliste, falls ein Logo hinterlegt ist.
  • Die Einstellungen werden neu über ein Icon unten in der Navigationsliste abgebildet.

• Verbesserung für Testumgebung
  Neu wird Ihr Logo in der Testumgebung mit einem Wasserzeichen ergänzt. Dies ermöglicht eine saubere Trennung der produktiven Umgebung und der Testumgebung.
  So ist in allen Exporten sofort erkennbar, dass Sie sich in der Testumgebung befinden.

• Übersicht «Letzte Buchungen»
  Direkt unter der Buchungsmaske steht neu die Liste «Letzte Buchungen». Sie zeigt die letzten 10 Einträge aus dem Buchungsjournal. Bei jeder neuen Buchung ergänzt sich die Liste automatisch.

• Nachträgliche Anpassung von verrechneten Positionen
  Sobald eine Auftragsposition, eine Zeiterfassung oder eine Auslage auf eine Rechnung übertragen wurde, war bisher keine Änderung mehr möglich. Das war in der Praxis umständlich, wenn z.B. ein Beschriftungsfehler oder ein falsches Datum entdeckt wurde.

  Neu können bei bereits verrechneten Einträgen folgende Felder nachträglich angepasst werden:

  • Name / Bezeichnung der Position
  • Datum

  Wichtig: Diese Änderungen betreffen nur die Darstellung in ACEO. Falls die Rechnung bereits dem Klienten zugestellt wurde, ist gegebenenfalls eine neue Version zu exportieren.

  Ergänzung:
  Für Positionen “Nach Wert” können zudem Bemessungsgrundlage, Wert und Tarifrechner nachträglich angepasst werden. Das ist besonders nützlich, wenn beispielsweise nach der Verrechnung des Mittelwerts unerwartet grosser Aufwand angefallen ist und der ursprünglich angenommene Geschäftswert korrigiert werden muss.

• Weitere Verbesserungen

  • Im Rechnungstab eines Auftrags kann der Rechnungsprozess neu direkt gestartet werden.
  • Verbesserung bei automatischen Zuweisungen von Transaktionen beim Einlesen von CAMT-Dateien.