Dokumente und Downloads
Bereich «Dokumente»
Alle Exporte, die Sie in ACEO Business erstellen (z. B. Buchungsjournal, Kontoauszüge, Bilanz, Rechnungen, PAIN-Files oder Listen), werden automatisch im Bereich Dokumente im Ordner Downloads abgelegt. Den Bereich öffnen Sie über den Menüpunkt «Dokumente» in der Navigationsliste.
Im Ordner «Downloads» sehen Sie nur Ihre eigenen Exporte. Der neueste Export wird immer zuoberst angezeigt. Wenn ein Export einen langen Dateinamen hat, können Sie mit der Maus über den Namen fahren, um ihn vollständig anzuzeigen.
Statusanzeige beim Menüpunkt «Dokumente»
Grössere Exporte werden im Hintergrund erstellt. Sie können in dieser Zeit normal weiterarbeiten. Ein Symbol beim Menüpunkt «Dokumente» zeigt Ihnen den Stand an:
- Drehender Kreis: Ein Export wird noch erstellt.
- Gelber Punkt: Ein neuer Export ist abgeschlossen.
Wenn der gelbe Punkt angezeigt wird, gelangen Sie mit einem Klick auf «Dokumente» direkt zur neuen Datei: Der Ordner «Downloads» wird geöffnet und die Datei ausgewählt.
Neue Dateien, die Sie noch nicht geöffnet haben, werden im Ordner «Downloads» fett hervorgehoben. Sobald Sie eine Datei auswählen, wird sie als gelesen markiert.
Vorschau
Wenn Sie eine Datei im Ordner «Downloads» auswählen, wird sie rechts in der Vorschau angezeigt. Sie müssen die Datei dafür nicht herunterladen.
- PDF: Seiten blättern, zoomen, suchen, drucken und Text kopieren
- Word (.docx): lesen, suchen und Text kopieren
- Excel (.xlsx): zwischen Tabellenblättern wechseln, suchen und Inhalte kopieren
- Textdateien und Bilder: lesen bzw. ansehen
Beim ersten Öffnen einer Word- oder Excel-Datei kann die Vorschau einen Moment dauern.
Ältere Formate wie .doc oder .xls sowie andere Dateitypen können nicht in der Vorschau angezeigt werden. In diesem Fall erscheint der Hinweis «Vorschau nicht verfügbar». Sie können diese Dateien aber wie gewohnt herunterladen.
Status und Metadaten einer Datei
Über die Schaltfläche «Metadaten» oberhalb der Vorschau sehen Sie die Angaben zur ausgewählten Datei:
- Dateityp
- Status: «In Verarbeitung», «Bereit» oder «Fehlgeschlagen»
- Erstellungsdatum
- Eigentümer
- Fehler: Grund, falls der Export fehlgeschlagen ist
Mit «Schliessen» kehren Sie zur Vorschau zurück.
Datei herunterladen, öffnen oder löschen
Oberhalb der Vorschau stehen Ihnen für die ausgewählte Datei folgende Aktionen zur Verfügung:
- Herunterladen: Die Datei wird gemäss den Download-Einstellungen Ihres Browsers geöffnet oder gespeichert. Der Speicherort kann je nach Browser unterschiedlich sein (z. B. im Ordner Downloads, in einem neuen Tab oder an einem manuell gewählten Speicherort).
- In Microsoft Office öffnen: Word- und Excel-Dateien werden zum Ansehen direkt in Microsoft Word bzw. Excel geöffnet. Diese Aktion wird auf dem Mac nicht angeboten.
- Löschen: Die Datei wird aus dem Ordner «Downloads» entfernt. Es erfolgt keine Rückfrage.
Wenn Sie den Ordner «Downloads» selbst auswählen, werden alle Dateien rechts aufgelistet. Fahren Sie mit der Maus über eine Datei, um sie direkt herunterzuladen, zu löschen oder in Microsoft Office zu öffnen.
Wie lange Exporte verfügbar sind
Exporte stehen im Ordner «Downloads» während 24 Stunden zur Verfügung und können in dieser Zeit beliebig oft angesehen und heruntergeladen werden. Danach werden sie automatisch entfernt. Speichern Sie Dateien, die Sie länger benötigen, auf Ihrem Computer oder in Ihrer Ablage.
Download von Listen
In ACEO Business können alle Listen, die individuelle Ansichten unterstützen, heruntergeladen werden. Beim Download werden alle Felder der aktuell ausgewählten Ansicht in eine unformatierte Excel-Datei exportiert. Über den unten abgebildeten Button können Sie die ausgewählte Liste herunterladen. Der Download der Liste wird Ihnen ebenfalls im Bereich «Dokumente» im Ordner «Downloads» angezeigt.
Wenn der Download weitere oder andere Felder enthalten soll, muss die Ansicht entsprechend angepasst werden.