Rechnung manuell erfassen

Wenn Sie eine ausgedruckte Rechnung in ACEO Business einlesen möchten, aber keine Kamera zur Verfügung haben, können Sie die Zahlungsdaten auch manuell erfassen.

In der Ansicht aller Buchhaltungen sowie in einer Buchhaltung kommen Sie über den unten abgebildeten Button direkt in die Startmaske, in der Sie den gewünschten Rechnungsprozess auswählen können.

Startmaske Rechnungsprozess

Um eine eingehende Rechnung manuell zu erfassen, wählen Sie in der unten abgebildeten Startmaske die markierte Option (Eingehend “Manuell”) aus. Füllen Sie zudem das Pflichtfeld „Name” aus. Wenn Sie unten auf den Pfeil klicken, werden Sie Schritt für Schritt durch den Rechnungsprozess geführt.

Prozessschritte

Absender & Empfänger

Für die Rechnungsstellung müssen Sie die entsprechende Buchhaltung und das gewünschte Zahlungskonto auswählen. Solange nur eine Buchhaltung und ein Zahlungskonto erfasst sind, sind diese Informationen vorausgefüllt.

Standardmässig ist der Debitor die Organisation, welche der ausgewählten Buchhaltung zugrunde liegt.

Füllen Sie den Kreditor (Zahlungsempfänger) gemäss den Angaben auf der Rechnung manuell aus.

Kontierung

MWST-Abrechnungsmethode (Effektiv / Vereinbart) Als Buchungsdatum ist immer automatisch das Datum der Rechnungserfassung ausgewählt. Dies können Sie gemäss Ihren Wünschen jederzeit übersteuern. Beim Zahlen der Rechnung erfolgt die entsprechende Buchung automatisch mit diesem Datum.

Als Gegenkonto ist das in Ihrer Buchhaltung eingestellte Standardkonto für Verbindlichkeiten eingestellt (in den meisten Fällen ist dies das Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen & Leistungen / Kreditoren). Auch dieses Feld kann für jede erfasste Rechnung übersteuert werden.

Erfassen Sie anschliessend die Rechnungsposition (so wie sie gebucht werden soll).

MWST-Abrechnungsmethode (Saldosteuersatz / Vereinnahmt): Erfassen Sie die Rechnungsposition (so wie sie gebucht werden soll).

Zahlung

Im Schritt Zahlung wird standardmässig der Folgetag als Zahlungsdatum eingestellt. Sie können dieses Datum beliebig anpassen. Dabei gilt nur eine Voraussetzung: Für das gewählte Zahlungsdatum muss in ACEO Business eine offene Periode existieren.

Tragen Sie in diesem Schritt die IBAN des Kreditors (Zahlungsempfänger) ein. Im Feld Mitteilung können Sie eine Nachricht/Mitteilung für den Zahlungsempfänger ergänzen.

Sollte auf dem Einzahlungsschein eine Referenz sein, können Sie diese ebenfalls ohne Leerzeichen eingeben.

Hinweis: Eine Referenz kann nicht händisch vergeben werden. Dabei handelt es sich immer um eine automatisch generierte QR-Referenznummer

Prüfen & Speichern

Im letzten Schritt erhalten Sie noch einmal eine Übersicht über alle erfassten Angaben dieser Rechnung. Kontrollieren Sie hier alle Informationen und speichern Sie die Rechnung anschliessend mit dem gelben Speichersymbol.

Alle eingelesenen Rechnungen finden Sie in Ihrer Buchhaltung im Tab “Rechnungseingang”.

Export der eingelesenen Rechnungen

Über den unten abgebildeten Button können Sie in der Übersicht aller Buchhaltungen alle eingelesenen Zahlungen in einem PAIN-File aus ACEO exportieren und herunterladen. Hierzu müssen Sie das gewünschte Zahlungskonto auswählen, für welches die Zahlungen vorgenommen werden sollen.

Das PAIN-File wird Ihnen wie alle anderen generierten Dokumente im Bereich Dokumente im Ordner «Downloads» angezeigt. Über die unten abgebildete Schaltfläche «Herunterladen» wird das File gemäss Ihren Browser-Einstellungen geöffnet resp. heruntergeladen.

Die exportierte PAIN-Datei kann anschliessend in Ihr E-Banking importiert werden. Das System erkennt alle Zahlungen und Sie können diese zur Zahlung freigeben.